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Kleinen und mittelständischen Firmen droht ein böses Erwachen. Die Euro-Umstellung bedarf gerade in heterogenen EDV-Systemen einer gründlichen Vorbereitung. Doch statt jetzt zu handeln, zeigt der Mittelstand organisiertes Desinteresse. Zeit- und Kapazitätsengpässe sind programmiert.
Wenn Eberhard Ramm am Telefon zu hören bekommt, »schicken sie mir darüber mal Unterlagen«, ist das für ihn schon ein Erfolgserlebnis. Mit einem Rückruf rechnet Ramm allerdings nicht – noch nicht. Der Geschäftsführer des 15-köpfigen Systemhauses Sibra stößt mit seinen Produkten zur Euro-Umstellung bei kleinen und mittelständischen Unternehmen auf organisiertes Desinteresse. Dabei beschäftigt sich Ramm seit 1996 mit der Währungsumstellung und hat namhafte Großfirmen wie die Bayerische Landesbank oder die Deutsche Telekom von seinen Euro-Tools überzeugt. »Wir haben das Jahr 2000 geschafft, mit dem Euro werden wir auch fertig«, geben sich EDV-Leiter in kleinen Firmen unbekümmert optimistisch und warten den 1. Januar 2002, den Tag der Währungsumstellung, erst einmal ab. Kein Einzelfall, wie Ramm zu berichten weiß. Die »Praktiker« bei Systemhäusern bestätigen, wovor Meinungsforscher warnen. Konzerne, Banken und große mittelständische Firmen haben ihre betriebswirtschaftliche Software schon vor längerer Zeit Euro-fähig gemacht, kleinere Firmen, aber auch viele Kommunen ignorieren hingegen den Handlungsbedarf und geraten so in ernsthafte Schwierigkeiten. Das Berliner Meinungsforschungsinstitut Forsa hat im Auftrag des Wirtschaftsmagazins »Impulse« und der Dresdner Bank 500 mittelständische Unternehmen mit maximal 500 Mitarbeitern nach dem Stand der Euro-Umstellung befragt. Das Fazit ist ernüchternd: Über die Hälfte der Firmen hat die Vorbereitungen noch nicht abgeschlossen, wobei die Dunkelziffer weit höher liegen dürfte. Drei Viertel der Firmenchefs, die sich bereits mit der Euro-Umstellung befassen, gehen von Pannen in ihren Betrieben aus.
Die vorbildliche Problemverdrängung wird sich bei säumigen Firmen jedoch rächen. Karenzzeiten nach dem 31. Dezember 2001 gibt es in einigen Bereichen wie beispielsweise bei Transaktionen für Umsatz- oder Gewerbesteuer nicht mehr. Sie müssen in Euro gebucht werden. Für EDV-Angestellte könnte der Neujahrstag für längere Zeit der letzte arbeitsfreie Tag gewesen sein. Spätestens, wenn Buchhalter, Controller, Einkäufer, Vertriebsmitarbeiter, Lagermeister und Team-Assistenten gleichzeitig »die Technik« belagern und das operative Geschäft darunter leidet, wird den IT-Verantwortlichen schmerzlich bewußt werden, was sie lange unterschätzt haben: Die Währungsumstellung ist im Gegensatz zum letztjährigen Datumswechsel eine weit komplexere Herausforderung und erfordert viel Vorbereitungszeit.
Unvorbereitet ins Euro-Zeitalter »Eine solche Ignoranz bei Firmen haben wir doch schon bei der Umstellung der Postleitzahlen auf fünf Ziffern und bei der Einführung der Umsatzsteuer-ID-Nummer gesehen. So manches System ist damals zum Erliegen gekommen«, erinnert sich Joachim Regenbogen, Geschäftsführer beim Systemhaus Emprise Consulting in Düsseldorf. Die Euro-Umstellung, so Regenbogen, könnte bereits an der eingesetzten Software scheitern. 20 Jahre alte Programme seien bei den meist inhabergeführten Firmen »gar nicht so selten«. Erst die sogenannte »Betroffenheitsanalyse«, die Regenbogen zusammen mit den Unternehmen durchführt, öffnet EDV-Leitern in den Betrieben oft die Augen für die Komplexität des Projekts.
Die eigentliche Systemumstellung auf die neue Währung ist sowohl zeitlich als auch technisch meist kein Problem. Unterschätzt wird der organisatorische Aufwand im Vorfeld der Umstellung. »Viele Firmen wissen nicht einmal, wie sie laut Euro-Glättungsgesetz runden sollen oder welche internen und externen Schnittstellen in ihrem IT-System relevant sind«, erläutert Wolfgang Eberle, der als selbständiger Projektmanager die Währungsumstellung bei einigen Unternehmen geleitet hat. Als Dozent bei der Dekra-Akademie versucht er in den noch verbleibenden Monaten in bundesweiten Workshops Firmen für die Euro-Umstellung zu sensibilisieren. Gerade bei kleineren Firmen sind heterogene Systeme, »selbstgestrickte« und oft veraltete Software sowie eine Vielzahl von lokalen Daten wie Formularvorlagen oder Excel-Dateien die Regel. Die gesamte IT-Infrastruktur und sämtliche Anwendungsbereiche müssen im Rahmen der Projektvorbereitung berücksichtigt werden. Dazu gehören alle vorhandenen EDV-Systeme, Datenströme, elektronische Archive sowie Schnittstellen zu Unternehmensabteilungen und Geschäftspartnern. Schnell wird deutlich, dass die Umstellung nicht nur das Rechnungswesen betrifft, sondern fast alle Firmenbereiche involviert sind: Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft, Vertrieb.
Zudem tauchen Spezialfälle auf, wie die Verbuchung von Jahresabschlüssen, die nicht mit dem Fiskaljahr identisch sind, Datenmigration aus übernommenen bzw. verkauften Firmen, offene Forderungen, historische Daten oder Buchungsmöglichkeit für Euro-bedingte Rundungsdifferenzen. Diese Ausnahmen sollten im Vorfeld ebenso sauber geklärt werden wie die hierzu geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Oft tauchen aber erst während der Projektumsetzung weitere Details auf, die zusätzlich Zeit beanspruchen. Zeit haben die Firmen, knapp 150 Tage vor der Euro-Umstellung, jedoch nicht zu verschenken. Und weitere Engpässe sind abzusehen.
Stillstand im Mittelstand Wie vor einer Himmelserscheinung verbeugen sich externe Berater, wenn sie bei Kunden auf eine vollständige Dokumentation der EDV treffen. Da diese genauso selten ist wie das Wunder von Oben, kann bereits die Bestandsaufnahme viel Zeit kosten. Je nach eingesetzter Software, dem Grad der individuellen Lösungen, Datenvolumen und Anzahl der Arbeitsplätze rechnen Fachleute für die Euro-Umstellung der EDV mit zwei bis vier Monaten. Neben dem zeitlichen Engpass tauchen personelle Probleme auf. Firmen müssen interne Ressourcen für die Währungsumstellung binden, worunter das Tagesgeschäft leidet. Wird der drohende Flächenbrand erst spät erkannt und die Euro-Feuerwehr alarmiert, sind die Löschzüge der IT-Dienstleister im schlimmsten Fall schon bei der Konkurrenz im Einsatz. Zeit für innovative Mittelständler, sich ausnahmsweise nicht mit der Kundschaft, sondern mit sich selbst zu beschäftigen.
Während die Systemhäuser in den Sommermonaten genügend Kapazitäten haben, wird sich die Situation gegen Jahresende drastisch zuspitzen. Selbst große Systemhäuser wie T-Systems, ein Joint Venture zwischen Deutsche Telekom und Debis Systemhaus, rechnen mit einem Ansturm der Firmen im vierten Quartal und vor allem zu Jahresbeginn. »Viele Firmen warten auf den 1. Januar 2002. Es wird dann zu erheblichen Kapazitätsengpässen kommen«, meint Dagobert Gornowitz, Senior Consultans im Vertrieb bei T-Systems. Allein die »Betroffenheitsanalyse« dauere bei seinen mittelständischen Kunden zwei bis drei Monate. Gornowitz trifft nicht selten auf veraltete, selbstprogrammierte Anwendungen, die nicht Euro-tauglich sind und durch neue Software ersetzt werden müssen. Die Beschaffung neuer Software unter Zeitdruck ist aber nur eines von vielen logistischen Problemen. Meist kommen zeitintensive Schulungen der Anwender hinzu. Zudem muss neue Hardware - wenn auch nur vorübergehend - angeschafft werden, da in der Testphase der Euro-Umstellung die produktiven Systeme auf eigens hierfür benötigte Rechner gespiegelt werden.
Mit einer Einschränkung des operativen Geschäfts ist unter diesen Voraussetzungen zu rechen. Selbst Konzerne, die auf den Mittelstand angewiesen sind, warnen vor der Laisse-Faire-Mentalität ihrer kleinen Geschäftspartner. Da viele Großfirmen die Zulieferer in ihre ERP-Software eingebunden haben, ist eine reibungslose Euro-Umstellung auch in ihrem Interesse. Joachim Regenbogen vom Systemhaus Emprise sieht gar volkswirtschaftlichen Schaden auf Europa zukommen und rechnet mit Einbußen beim Wirtschaftswachstum. Auch wenn im Zuge der Euro-Umstellung mancher geschäftige IT-Dienstleister gerne den Teufel an die Wand malt, ist die Kritik an der sorglosen Haltung vieler Firmen berechtigt, zumal die Währungsproblematik nicht zu umgehen ist.
Gut gerüstet mit Standard-Software Von den kleinen und mittelständischen Firmen sind jene noch am besten auf die Euro-Umstellung vorbereitet, die eine preiswerte ERP-Standard-Lösung einsetzen, wie beispielsweise die Software von Abas. Die ERP-Software der Karlsruher kommt bei Firmen zwischen 20 und 400 Mitarbeitern zum Einsatz. Pressesprecher Christoph Harzer stellt zwar auch eine »zögernde Haltung« der Kunden zum Thema Euro-Anpassung fest, doch mit einer Umstellungszeit von bis zu vier Wochen ist bei diesen Firmen wenigstens das Zeitproblem in den Griff zu bekommen. Die Analyse, Durchführung und Schulung beim Kunden gewährleisten System- und Vertriebspartner. Bei der Umstellung der Basissoftware sowie der Integration individueller Lösungen tritt meist kaum ein Zeitproblem auf, weiß John Ohlrau, Geschäftsführer beim Hamburger IT-Dienstleister ISG: »Am häufigsten unterschätzt wird aber der organisatorische Aufwand«. Obwohl er eine »relative Passivität« bei den Auftraggebern konstatiert, sind immerhin die Hälfte seiner Kunden mit einer Installationsbasis von 25 bis 40 Arbeitsplätzen bereits für den Euro gerüstet.
»Die Horrorgeschichten in der Presse über die Euro-Umstellung kann ich nicht nachvollziehen«, erklärt hingegen Claudia Schmitthäuser von ABS Systemberatung mit Sitz in Bad-Teinach. Das Beratungshaus für Controlling und Unternehmensorganisation führt unter anderem als Partner des Neu-Ulmer Softwareherstellers Entire die Euro-Umstellung bei ERP-Systemen durch. Von den rund 80 Kunden, die zehn bis 700 Mitarbeiter beschäftigen, haben 20 Prozent schon umgestellt, die restlichen Firmen befinden sich bereits in der Testphase. Alle Kunden wurden rechtzeitig angeschrieben und auf die Problematik hingewiesen. Lediglich einige Nachzügler würden in den nächsten Tagen nochmals Post erhalten.
Von einer solch hohen Resonanz kann Eberhard Ramm derzeit nur träumen. Doch spätestens, wenn ab 1. September 2001 die Banken mit der Auslieferung des Euro an Geschäftskunden beginnen und Kassenwarte die ersten neuen Scheine in den Händen halten, wird bei ihm das Telefon nicht mehr stillstehen.
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